Tìm hiểu phần mềm ERP Giải pháp quản trị doanh nghiệp

Chắc chắn các doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm quản lý để thuận tiện cho việc quản lý công việc và nhân sự. Tuy nhiên không phải ai cũng biết và rất nhiều câu hỏi được đặt ra: Phần mềm ERP là gì, được dùng để làm gì và có hiệu quả ra sao… Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về phần mềm này qua bài viết sau đây nhé!

Phần mềm quản lý ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, có nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Phần mềm ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải… 

Phần mềm quản trị doanh nghiệp erp tích hợp này bao gồm nhiều công cụ giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp như: tài chính, kế toán, nhân sự, hàng hóa, công việc buôn bán… phù hợp cho nhiều doanh nghiệp với các quy mô khác nhau từ các tập đoàn, các công ty lớn cho đến những công ty có quy mô vừa và nhỏ.

Sự hình thành của hệ thống ERP là gì

ERP là thuật ngữ được phát minh bởi Gartner – một công ty nổi tiếng có trụ sở tại  Stamford, Connecticut, Hoa Kỳ. Công ty này chuyên nghiên cứu, cung cấp thông tin và tư vấn cho các doanh nghiệp về CNTT, tài chính, nhân sự, dịch vụ khách hàng, pháp lý, tiếp thị, bán hàng và chức năng chuỗi cung ứng.

Đến năm 1970, hệ thống ERP đã mở rộng chức năng tích hợp hệ thống Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu (MRP) nhằm lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất. Đến năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển thêm các chức năng kế toán và quản trị nguồn nhân lực, tạo ra một giai đoạn mới cho sự phát triển của ERP.

Trong các hệ thống phần mềm quản lý thì phần mềm ERP là quan trọng nhất, nó được xem như xương sống của mọi hệ thống quản lý giúp các công ty hoạt động hiệu quả hơn. Vì vậy hầu hết các công ty đa quốc gia và các công ty tại các nước phát triển đều đã triển khai phần mềm quản lý ERP cho doanh nghiệp.

Các phân hệ của phần mềm quản lý ERP

Hệ thống ERP sẽ được tích hợp tất cả trên một phần mềm duy nhất và các số liệu sẽ được kế thừa, tạo ra các báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do đó thông qua phần mềm ERP, người quản lý có thể nắm bắt được hoạt động của các phòng ban, doanh thu của công ty qua từng giai đoạn…

Một hệ thống phần mềm quản lý ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

– Kế toán tài chính (Finance)

– Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

– Quản lý mua hàng (Purchase Control)

– Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

– Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

– Quản lý dự án (Project Management)

– Quản lý dịch vụ (Service Management)

– Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

– Báo cáo quản trị (Management Reporting)

– Báo cáo thuế (Tax Reports)

Sử dụng phần mềm quản lý ERP có những lợi ích gì?

1. Giảm tối đa chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp

Phần mềm ERP được tích hợp trên một hệ thống nên có tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hóa quy trình xử lý công việc theo thể nhất định. Giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý và tối đa hóa năng suất của người lao động.

Với khả năng tích hợp nhiều hệ thống quản lý trên một phần mềm, ERP giúp giảm bớt nhân sự tham gia quá trình quản lý đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư phần mềm.

2. Tăng doanh thu và lợi nhuận kinh doanh

Với hệ thống cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính, phần mềm ERP giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tránh được những rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần mềm này còn hỗ trợ công tác bán hàng với việc liên kết các hệ thống bán hàng phân tán bằng kết nối internet, tra cứu dữ liệu nhanh chóng tránh bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và tăng doanh thu.

3. Quản trị doanh nghiệp toàn diện trên cùng một hệ thống

Phần mềm quản lý ERP cho phép quản trị mô hình tổng công ty, tập đoàn với nhiều các đơn vị công ty con, các chi nhánh ở khắp nơi… theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm.

Hệ thống phần mềm có thiết kế mở linh hoạt nên rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý. Ngoài ra, phần mềm này còn có thể thiết kế thêm các phân hệ, các tính năng mới theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trên hệ thống phần mềm đã xây dựng khi cần thiết.

4. Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh

Phần mềm ERP có thể biến các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công, thành quy trình tự động hóa và loại bỏ các hoạt động dư thừa hoặc không đem lại hiệu quả. Điều này giúp cá nhân mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều hoạt động tốt, có thể kết hợp với nhau để tạo thành một thể thống nhất đem lại hiệu quả công việc cao hơn.

5. Chuẩn bị tốt cho việc mở rộng và sáp nhập các doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp lớn mạnh, có khả năng mua hoặc sáp nhập những công ty khác ở hiện tại và trong tương lai. Việc ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp có thể chuẩn hóa các hoạt động và quy trình sản xuất kinh doanh một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Những doanh nghiệp lớn với hàng trăm chi nhánh và đại lý bán hàng được phân bố khắp các tỉnh thành. Thậm chí là các công ty đa quốc gia không thể nào kiểm soát được cùng lúc. Phần mềm quản lý ERP chính là công cụ chính giúp họ quản lý các hoạt động của công ty một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

Phần mêm ERP là một giải pháp quản trị tổng thể, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp từ: nhân lực – tài lực – vật lực. Cũng như trợ giúp các bộ phận của doanh nghiệp thao tác nghiệp vụ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả, thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn khi thiết kế phần mềm.

V. KẾT LUẬN

Do vậy, phần mềm ERP được xem là một sự đầu tư khôn ngoan của các nhà lãnh đạo trong mọi thời điểm, đặc biệt là những giai đoạn kinh tế khó khăn và không ổn định như hiện nay.