Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý kho thủ công, dễ sai sót và thất thoát hàng hóa. Thẻ kho hàng hóa giúp kiểm soát chặt chẽ xuất – nhập – tồn, đảm bảo số liệu minh bạch, dễ kiểm tra. Bài viết sẽ giới thiệu các loại thẻ kho, mẫu chuẩn, quy định và cách áp dụng hiệu quả trong thực tế.
Thẻ kho hàng hóa là gì?
Thẻ kho hàng hóa là công cụ dùng để theo dõi chi tiết tình trạng nhập – xuất – tồn của từng loại hàng trong kho theo thời gian. Mỗi sản phẩm hoặc mã hàng sẽ có một thẻ riêng, giúp ghi nhận đầy đủ các thông tin như: tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn kho thực tế.
Trong thực tế, thẻ kho hàng hóa giúp thủ kho và kế toán dễ dàng kiểm soát số liệu, đối chiếu khi cần thiết. Dù ở dạng giấy truyền thống hay thẻ kho mẫu trên file Excel, nguyên tắc cốt lõi vẫn là cập nhật chính xác, kịp thời. Việc sử dụng thẻ kho hiệu quả không chỉ giúp hạn chế thất thoát mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tồn kho minh bạch, khoa học hơn.
Tìm hiểu thêm về in ấn tem nhãn TẠI ĐÂY
Phân loại thẻ kho phổ biến hiện nay
Hiện nay, tùy theo quy mô và đặc thù vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều loại thẻ kho hàng hóa khác nhau để quản lý hiệu quả hơn.
Thẻ kho giấy truyền thống
Đây là hình thức phổ biến nhất, đặc biệt với các kho nhỏ hoặc doanh nghiệp mới. Thẻ được in sẵn hoặc viết tay, đặt trực tiếp tại vị trí lưu trữ hàng hóa. Ưu điểm lớn là dễ sử dụng, chi phí thấp, không cần đầu tư công nghệ. Tuy nhiên, hạn chế là dễ sai sót khi ghi chép và khó tổng hợp dữ liệu khi số lượng hàng hóa lớn.
Thẻ kho điện tử
Thẻ kho điện tử sử dụng phần mềm hoặc file quản lý (Excel, ERP) để theo dõi nhập – xuất – tồn. Dữ liệu được cập nhật tự động theo thời gian thực, giúp giảm thiểu sai sót nhập liệu và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, báo cáo và phân tích tồn kho, phù hợp với mô hình kinh doanh vừa và lớn hoặc đang chuyển đổi số.
Thẻ kho dược
Trong ngành dược phẩm, thẻ kho dược có yêu cầu quản lý nghiêm ngặt hơn. Ngoài các thông tin cơ bản, thẻ cần theo dõi chi tiết hạn sử dụng, số lô sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn cho người dùng. Việc sử dụng thẻ kho trong lĩnh vực này phải tuân thủ các tiêu chuẩn như GPP, GDP, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và đáp ứng quy định pháp lý.
>> Quý độc giả có nhu cầu về in nhãn phụ hàng hóa vui lòng nhấn vào link sau: https://wwin.vn/in-nhan-phu-hang-hoa-gia-re/
Quy định về thẻ kho theo Thông tư 99 (TT99)
Thẻ kho TT99 được quy định là hình thức theo dõi hàng hóa dạng tờ rời; nếu đóng thành quyển sẽ gọi là Sổ kho và phải có chữ ký của giám đốc để đảm bảo tính pháp lý. Mỗi thẻ kho chỉ áp dụng cho một loại hàng hóa cụ thể, cùng nhãn hiệu, quy cách và được quản lý tại một kho nhất định.
Phòng kế toán có trách nhiệm lập thẻ kho TT99, ghi đầy đủ thông tin như tên hàng, mã số, đơn vị tính, sau đó bàn giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày. Khi phát sinh nhập – xuất, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất để ghi từng nghiệp vụ, mỗi chứng từ một dòng, đồng thời tính tồn kho sau mỗi lần cập nhật.
Kết cấu thẻ kho bao gồm các cột: số thứ tự, ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung nghiệp vụ, ngày thực nhập/xuất, số lượng nhập, xuất và tồn sau mỗi lần phát sinh.
Mẫu thẻ kho chuẩn & cách lập
Một thẻ kho mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp theo dõi nhập – xuất – tồn rõ ràng, dễ kiểm soát. Nắm đúng cấu trúc và cách lập thẻ kho hàng hóa sẽ giúp giảm sai sót và tối ưu quản lý kho hiệu quả.
Một thẻ kho mẫu chuẩn thường được thiết kế rõ ràng, dễ theo dõi và đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý. Phần header bao gồm thông tin doanh nghiệp, tên kho, tên hàng hóa, mã hàng và đơn vị tính. Bên dưới là bảng dữ liệu chính với các cột quan trọng như: ngày tháng phát sinh, diễn giải (nội dung nhập/xuất), số lượng nhập – xuất – tồn. Cách trình bày khoa học giúp người quản lý dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần.
Để sử dụng hiệu quả, việc lập thẻ kho hàng hóa cần thực hiện theo quy trình rõ ràng.
- Bước 1: Khởi tạo đầy đủ thông tin hàng hóa ngay từ đầu
- Bước 2: Ghi nhận chính xác mỗi lần nhập kho
- Bước 3: Cập nhật kịp thời các giao dịch xuất kho
- Bước 4: Tính toán và đối chiếu tồn kho sau mỗi lần phát sinh
Việc tuân thủ quy trình này giúp hạn chế sai lệch và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.
Tóm lại, thẻ kho hàng hóa không chỉ là công cụ ghi chép mà còn là “trợ lý quản lý” giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác, minh bạch và hạn chế thất thoát. Việc lựa chọn đúng mẫu thẻ và áp dụng đúng cách sẽ tạo nền tảng vững chắc cho vận hành kho hiệu quả.
LIÊN HỆ VỚI NHÂN VIÊN TƯ VẤN CỦA WIN NGAY
CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ WIN
Địa chỉ: 37/4 Đường C1, Phường Tân Bình, TP.HCM
Hotline: 0283 6366 999 – 0933 760 246
Email: lienhe@wwin.vn – kinhdoanh@wwin.vn
Website: https://wwin.vn/
NANA – Chuyên gia tư vấn giải pháp tem chống giả và xác thực nguồn gốc sản phẩm tại WIN, với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp trong các ngành dược phẩm, rượu bia, mỹ phẩm và hàng tiêu dùng.
