WIN chia sẻ hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cực dễ đem lại hiệu quả cho mọi doanh nghiệp trong công tác quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh. Phần mềm ERP tối ưu hóa tài nguyên doanh nghiệp và cả quy trình thực hiện.
Nội dung
4 bước cơ bản sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp
ERP đã được sử dụng rộng rãi ở 22 quốc gia trên thế giới, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên về tiền bạc, nhân lực, tối ưu hoá tự động từ tính lương, chấm công, quản lý hàng hoá, … Bên cạnh đó, nó còn hạn chế các thiếu sót, tốc độ nhanh và thân thiện với người dùng.
4 bước sử dụng hệ thống ERP dưới đây sẽ là cẩm nang hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cực kỳ hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn:
Chọn phần mềm ERP phù hợp
Để sử dụng ERP hiệu quả thì bước đầu tiên là chọn phần mềm sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình, bạn cần quan tâm đến 2 vấn đề: phần mềm và doanh nghiệp bạn có gì, cần gì?
Bước 1: Nghiên cứu các phần mềm ERP có sẵn và phổ biến trên thị trường, chú ý đến các hạng mục như tính năng, hiệu suất, khả năng tùy chỉnh, hỗ trợ và chi phí của từng lựa chọn, đừng quên tìm hiểu đơn vị cty phát triển phần mềm ấy để kiểm tra độ chuyên nghiệp và uy tín.
Bước 2: Nắm rõ mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp. Liệt kê các quy trình kinh doanh cty cần được hỗ trợ từ ERP, xem các chức năng và tính năng cần thiết trong phần mềm ERP đáp ứng được không. Điều này sẽ giúp bạn xác định những gì bạn cần từ một hệ thống ERP.
Làm mới hoặc tái cấu trúc, sắp xếp quy trình làm việc
Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP bước thứ 2 là chọn lựa làm mới hay tái cấu trúc cái cũ:
Bước 1: Xem lại và đánh giá quy trình hiện tại trong doanh nghiệp, từ đó xác định các vấn đề về mặt hạn chế và cơ hội để cải thiện.
Bước 2: Xác định mục tiêu và yêu cầu cho các quy trình cải tiến. Kỹ càng trong việc làm mới hay tái cấu trúc để đạt điều mong muốn.
Bước 3: Thiết kế quy trình tối ưu để tạo ra một mô hình với các bước cụ thể, luồng công việc và sự tương tác giữa các bộ phận.
Bước 4: Thảo luận và phối hợp với các bộ phận liên quan, đảm bảo rằng quy trình tối ưu phù hợp với các yêu cầu và quy định của từng bộ phận.
Bước 5: Đảm bảo rằng họ hiểu và biết cách sử dụng các quy trình, công cụ trong hệ thống ERP.
Chạy thử thực tế sử dụng phần mềm ERP
Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP tuy đơn giản như các bước trong bài viết nhưng với 1 phần mềm trước khi vào hoạt động chính thức, quá trình chạy thử hệ thống ERP là không thể thiếu.
Quá trình sử dụng thử phần mềm ERP này giúp kiểm tra xem các tính năng có chạy đúng với các số liệu trước đó hay không. Các chỉnh sửa, bổ sung mới có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không.
Chạy thử ERP còn giúp doanh nghiệp đánh giá sự ổn định của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những rắc rối có thể phát sinh về sau.
Đề xuất cải tiến và phát triển ERP liên tục
Bước cuối cùng trong hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP đó là thu thập phản hồi từ người dùng để hiểu các vấn đề, khó khăn và cơ hội cải thiện, định kỳ có thể tổ chức cuộc họp, khảo sát hoặc sử dụng các công cụ phản hồi để thu thập thông tin. Đánh giá hiệu suất của hệ thống ERP, bao gồm tốc độ, độ chính xác và khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh
Lập kế hoạch và ưu tiên cải tiến sao cho đảm bảo có một kế hoạch rõ ràng và nguồn lực đủ để triển khai các cải tiến.
Trên là 4 bước hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP tối ưu cho quản lý doanh nghiệp (tài nguyên con người và công việc) Tìm hiểu về ERP đọc giả có thể xem thêm chủ đề bên dưới.
Xem thêm: Phần mềm quản lý ERP – Giải pháp quản trị doanh nghiệp
Tầm quan trọng vai trò của phần mềm ERP
Vai trò của phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) đối với 1 một doanh nghiệp là rất quan trọng và ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh:
- Lưu trữ dữ liệu, quy trình tập trung, tất cả các thông tin và dữ liệu kinh doanh trong một hệ thống duy nhất.
- ERP giúp quản lý hiệu quả các tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, vật liệu, thiết bị và tài chính.
- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm thiểu thời gian và công sức. Các quy trình kinh doanh trở nên hiệu quả hơn, giúp tăng năng suất và giảm chi phí.
- Báo cáo kinh doanh: báo cáo kinh doanh đáng tin cậy và tức thì, ERP giúp người quản lý đưa ra quyết định thông minh và phản ứng nhanh chóng.
Bài viết vừa nêu ra các lợi ích, sự quan trọng của hệ thống ERP cũng như hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết để quản lý doanh nghiệp áp dụng dễ dàng.
Gợi ý tìm hiểu thêm về Cách làm portfolio
