Kẹp file là gì? Các loại kẹp tài liệu phổ biến nhất hiện nay

Kẹp file được nhiều người ưu tiên lựa chọn khi khi cần sắp xếp, lưu trữ và bảo quản những tài liệu, giấy tờ. Vậy kẹp file tài liệu là gì? Có bao nhiêu loại? Kích thước và thiết kế ra sao? Hãy cùng Wwin.vn tìm hiểu ngay bây giờ nhé!

Kẹp file là gì?

Kẹp file (kẹp hồ sơ hay folder) là loại túi được làm từ giấy, bìa cứng hoặc nhựa, được dùng chủ yếu trong trường học, công ty để cất giữ, sắp xếp, bảo quản giấy tờ và tài liệu hoặc catalogue, tờ rơi, giấy chào hàng, hoặc hồ sơ kinh doanh.

Kích thước phổ biến của kẹp file

Kẹp file thường được thiết kế theo kích thước chuẩn A4, khoảng 23 x 32 cm, để phù hợp với hầu hết các loại giấy tờ và tài liệu cần thiết trong văn phòng.

• Kích thước kẹp file A4 thường có kích thước là 23 x 32 cm giúp chứa đựng hầu hết các loại giấy tờ và tài liệu văn phòng.
• Kích thước khi gập của kẹp file là 23 x 32 cm, còn khi mở ra thì kích thước sẽ tăng lên gấp đôi, khoảng 46 x 32 cm, cho phép người dùng xem và sắp xếp tài liệu dễ dàng.

Bên trong folder thường có các tai cài để đựng danh thiếp hoặc card visit thường có kích thước từ 7 đến 7.5 cm.

Ngoài ra, kẹp file còn sử dụng kích thước A5 16x23cm để đựng một số tài liệu nhỏ như phong bì, hóa đơn, chứng từ,…

Kẹp tài liệu không chỉ dùng sắp xếp và bảo quản tài liệu mà còn được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau, từ lưu trữ giấy tờ cho đến cất giữ danh thiếp.

Công dụng của kẹp file

Kẹp file không chỉ giúp sắp xếp tài liệu mà còn hỗ trợ quảng bá thương hiệu và truyền tải thông điệp đến khách hàng:

• Lưu trữ, bảo quản tài liệu: kẹp file chủ yếu đựng và bảo quản giấy tờ, hồ sơ,… tránh nhăn, rách, hoặc gập mép. Ngoài ra, nó còn giúp tổ chức tài liệu một cách khoa học và phân loại giấy tờ theo từng loại để dễ tìm kiếm hơn.
• Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp: trên bề mặt của kẹp file thường in logo, thông tin cơ bản của công ty giúp tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và coi trọng chi tiết từ phía doanh nghiệp.
• Truyền đạt thông điệp đến khách hàng: bên cạnh thông tin về công ty thì kẹp file còn chứa các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt đến khách hàng như cam kết về chất lượng, uy tín, chuyên nghiệp,…

Các loại kẹp tài liệu phổ biến

In kẹp file đang ngày càng trở nên phổ biến trên thị trường với các loại sau:

• Kẹp file 1 tai dán: bao gồm một tai dán ở bên phải để cố định giấy tờ, chiều cao của tai dán có thể tùy chỉnh nhưng thường khoảng 7cm. Đây là giải pháp lý tưởng để truyền tải thông điệp của công ty hoặc doanh nghiệp.
• Kẹp file 2 tai dán: bao gồm 2 tai dán ở hai bên bìa, thích hợp để giới thiệu catalogue của doanh nghiệp hoặc đựng tài liệu số lượng lớn.
• Kẹp file tờ gấp ba: có 3 bìa gấp lại với nhau để đựng và lưu trữ tài liệu số lượng lớn. Màu sắc trên kẹp phong phú, rõ nét, thích hợp để truyền tải nội dung hoặc thông điệp của doanh nghiệp.
• Kẹp file dạng hộp: có gáy vuông và hình dáng giống một chiếc hộp, thích hợp để đựng sách hoặc catalogue sản phẩm có độ dày lớn.

Mỗi loại kẹp file đều có thiết kế và mục đích sử dụng khác nhau để phục vụ nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp trong việc tổ chức tài liệu và truyền tải thông điệp đến khách hàng và đối tác.

Thiết kế kẹp file chuẩn, đẹp

Khi thiết kế kẹp file cho doanh nghiệp, điều quan trọng là phải tạo ra một sản phẩm không chỉ sang trọng và chuyên nghiệp mà còn phản ánh đúng thông điệp và hình ảnh của thương hiệu. Dưới đây là một số yếu tố cần lưu ý:

• Kích thước phù hợp: lựa chọn kích thước kẹp phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ngoài kích thước kẹp file A4 (25×34 cm) thì bạn cũng có thể chọn các kích thước khác như A3, A5, A6 tùy theo mục đích.
• Bố cục: sắp xếp thông tin và hình ảnh một cách khoa học và hợp lý, tạo nên bố cục sinh động, thu hút và chuyên nghiệp.
• Màu sắc: ưu tiên sử dụng màu sắc phù hợp với thương hiệu, tạo điểm nhấn của thương hiệu để thu hút sự chú ý.
• Nội dung: đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết như tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại,… để khách hàng dễ nhận biết và liên hệ.
• Hình ảnh: chọn hình ảnh chất lượng cao, sắc nét để tăng sự hấp dẫn và thể hiện chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Kẹp file có thiết kế đẹp và chuyên nghiệp không chỉ hỗ trợ tổ chức thông tin mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng khi xây dựng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

Một số lưu ý trong quá trình in ấn kẹp file

Sau khi hoàn thành giai đoạn thiết kế thì sẽ chuyển qua giai đoạn in ấn. Dưới đây là một số yếu tố mà bạn cần nắm rõ:

Chất liệu giấy in

Lựa chọn loại giấy in phù hợp sẽ quyết định đến chất lượng và vẻ đẹp của sản phẩm. Một số tiêu chí chọn giấy in cho kẹp file bao gồm:

• Giấy Couche: bề mặt sáng mịn, lên màu chuẩn và rõ nét, phù hợp cho việc in ấn các hình ảnh, đồ họa sắc nét, mang lại vẻ ngoài sang trọng và chuyên nghiệp.
• Giấy Bristol: cứng cáp, chắc chắn với bề mặt trơn tự nhiên, là lựa chọn tốt khi in các tài liệu cần độ bền và cứng cáp.
• Giấy Ivory: gồm một mặt sáng mịn và mặt còn lại không tráng phủ, thích hợp để in kẹp file với yêu cầu một mặt sáng và mặt kia có chất liệu tự nhiên.

Nên sử dụng giấy có định lượng từ 250 – 300 gsm để đảm bảo độ dày và chất lượng in của kẹp file, phù hợp cho việc sử dụng lâu dài.

Công nghệ in

Công nghệ in kẹp file tài liệu hiện nay bao gồm hai phương pháp chủ yếu là: in offset và in kỹ thuật số. Mỗi công nghệ sẽ có những ưu điểm riêng biệt phù hợp với nhu cầu và số lượng in khác nhau:

In Offset:

• Phù hợp cho việc in số lượng lớn từ 200 chiếc trở lên, giúp giảm chi phí sản xuất.
• Hình ảnh sau khi in sắc nét, không bị mờ hay lem, đảm bảo chất lượng lâu dài.
• Có thể in trên nhiều loại chất liệu khác nhau.

In kỹ thuật số:

• Phù hợp khi in số lượng ít (< 100 chiếc).
• Thay đổi mẫu mã và thiết kế nhanh chóng, linh hoạt.

Gia công sau khi in

Sau khi in, thông thường kẹp sẽ được gia công để đảm bảo chất lượng cũng như tăng tính thẩm mỹ:

• Ép nhũ, thúc nổi, lăn sần: giúp kẹp file trở nên độc đáo và sang trọng hơn.
• Phủ bóng uv cục bộ: làm nổi bật hình ảnh, logo, hoặc thông tin trên kẹp file, thu hút sự chú ý của người nhìn.

Khi kết hợp công nghệ in và các phương pháp gia công đặc biệt, kẹp file không chỉ đảm bảo chức năng chứa đựng tài liệu mà còn trở thành một công cụ quảng cáo ấn tượng và tăng sự nhận diện thương hiệu.

Báo giá in kẹp file A4 mới nhất

Trước khi in ấn kẹp, bạn có tham khảo ngay bảng giá ở dưới đây:

Lưu ý:

Bảng giá chỉ mang tính chất tham khảo, không chính xác 100% vì mức giá thị trường luôn biến động.

Bài viết đã tổng hợp đầy đủ thông tin liên quan đến kẹp file tài liệu như kích thước, công dụng, các loại kẹp phổ biến trên thị trường, bảng giá mới nhất,… Hy vọng bạn sẽ chọn được loại kẹp file phù hợp với thương hiệu và doanh nghiệp của mình.

Xem thêm:

Lợi ích của in tem phụ sản phẩm Lưu ý khi thiết kế và in ấn
In giấy tiêu đề thẩm mỹ, chất lượng cần lưu ý những điều gì?
Tổng hợp 12 mẫu phong bì công ty đẹp và những điều cần lưu ý