Lợi ích khi in bao thư? Chất liệu và kích thước phong bì

Ngoài chứa đựng giấy tờ, bao thư hay phong bì còn là công cụ mạnh mẽ để quảng bá thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp. Vậy bao thư nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp như thế nào? Thiết kế và in bao thư cần lưu ý điều gì? Hãy để WIN giải đáp các thắc mắc này trong bài viết hôm nay nhé!

Tại sao doanh nghiệp cần in bao thư?

Bao thư hay còn gọi phong bì một vật dụng bằng giấy hoặc chất liệu tương tự, có dạng hình chữ nhật, được gấp theo một đường mép để tạo thành một túi kín đựng và bảo vệ thư từ, tài liệu, tiền bạc,… bên ngoài chứa thông tin địa chỉ người gửi và người nhận trước khi gửi đi hoặc lưu trữ.

In bao thư hay phong bì, doanh nghiệp sẽ nhận được một số lợi ích thiết thực như:

Bảo vệ tài liệu, giấy tờ quan trọng

Bao thư giúp bảo vệ tài liệu và giấy tờ quan trọng khi gửi qua đường bưu điện. đây là chức năng cơ bản của bao thư và có thể được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Tăng tính chuyên nghiệp

In phong bì thư có logo và thương hiệu của doanh nghiệp tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy, nâng cao hình ảnh của công ty và giúp khách hàng dễ nhận biết thương hiệu.

Đối với cá nhân, sử dụng phong bì in tên và địa chỉ công tác thể hiện sự uy tín, giúp người nhận dễ dàng lưu trữ và nhớ thông tin.

Quảng bá thương hiệu

Phong bì thư in logo và thông tin doanh nghiệp là cách quảng bá thương hiệu đơn giản nhưng rất hiệu quả. Trên bao thư, bạn có thể thiết kế thêm thông tin về các dịch vụ và sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp, giúp khách hàng biết thêm về các sản phẩm này.

Tăng cơ hội bán hàng

Phong bì thư tăng cơ hội bán hàng thông qua việc gửi thư giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ.

VD: Đơn vị tổ chức sự kiện gửi thư kêu gọi tài trợ tới nhiều cơ quan và đoàn thể. Nếu họ sử dụng một chiếc phong bì bắt mắt thì sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và tăng khả năng họ mở thư, từ đó thúc đẩy hành vi chuyển đổi.

Kích thước phong bì tiêu chuẩn

Phong bì thư có nhiều kích thước tiêu chuẩn phù hợp với nhu cầu sử dụng đa dạng của cá nhân và doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp:

• Kích thước phong bì A4 là 25 x 34 cm, có nắp 3 cm là lựa chọn phổ biến, có cả dạng dọc và ngang.
• Kích thước phong bì A5 là 16 x 23 cm, 17 x 23 cm hoặc 17 x 24 cm thường dùng để đựng 1/2 tờ A4, trong khi kích thước bao thư A6 là 12 x 22 cm đựng 1/3 tờ A4.

Kích thước phong bì các loại khác

• Phong bì cá nhân có kích thước 11 x 18 cm hoặc 11 x 19 cm, thích hợp để đựng tiền hoặc sử dụng trong các dịp hiếu, hỉ.
• Phong bì đựng thiệp cảm ơn, voucher có kích thước là 7 x 12 cm, 7 x 14 cm, 10 x 15 cm và 12 x 22 cm.
• Phong bì đựng thiệp cưới có kích thước là 15 x 15 cm, 12 x 17 cm, 11 x 16 cm, 10 x 15 cm hoặc 9 x 13 cm.
• Phong bì A3 có kích thước là 32,4 x 45,8 cm dùng để đựng hồ sơ lớn.
• Phong bì đựng film X-Quang có kích thước là 15 x 23 cm (đựng X-quang răng), 17 x 25 cm (X-quang ngực), 20 x 30 cm (film chụp bụng), 25 x 35 cm (X-quang toàn thân) và 26 x 40 cm (X-quang cột sống).
• Phong bì hồ sơ có dây cuốn thường có kích thước là 25 x 34 cm với mặt trước và sau có khuy 2 cm để dùng dây cuốn.

Ngoài các kích thước đã liệt kê, khách hàng cũng có thể yêu cầu các kích thước bao thư khác tùy theo nhu cầu cụ thể của mình.

Một số kiểu dáng bao thư phổ biến

Bao thư có nhiều kiểu dáng khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng:

• Bao thư nắp chữ nhật ngang: là loại phong bì cơ bản và phổ biến nhất, được sử dụng chủ yếu trong các công ty khi cần gửi giấy tờ, tài liệu hàng ngày.
• Bao thư nắp chéo: có thiết kế sang trọng và tinh tế nên thường được sử dụng cho các sự kiện trang trọng như đựng thiệp cưới, thiệp cảm ơn, hoặc voucher giảm giá.
• Bao thư cửa sổ bóng kính: là loại phong bì có một ô nhỏ được cắt thủng phía trước và dán một lớp mica trong suốt, giúp người nhận dễ dàng nhận biết nội dung ngay từ bên ngoài.
• Bao thư dạng túi hộp: có thiết kế với hông và đáy giống như túi giấy thông thường, đáy được dán chắc chắn. Nắp trên được dán băng dính hai mặt hoặc có hai khuy tròn thắt dây, đôi khi có thể là buộc dây.

Những chất liệu in phong bì thư cơ bản

Hiện nay, có khá nhiều chất liệu để lựa chọn in bao thư. Dưới đây là một số chất liệu phổ biến:

• Giấy ốp: có bề mặt trắng, mịn, hơi nhám và có thể in được hai mặt, là chất liệu phổ biến nhất để in phong bì công ty. Giấy ốp dễ viết, chống ẩm mốc và thấm mực tốt, in khá bền màu nhưng khả năng chịu nước của giấy kém, màu sắc in thường tối hơn so với file thiết kế.
• Giấy Ford: có tính chất tương tự như giấy ốp nhưng độ mịn và trắng kém hơn một chút.
• Giấy Couches: có bề mặt trơn, bóng loáng, mịn và hai mặt giống nhau. Giấy có thể in được cả hai mặt với màu sắc tươi sáng và chuẩn màu hơn so với giấy ốp. Tuy nhiên, giấy couches có hạn chế là viết hay bị nhòe mực.
• Giấy Kraft: (hay còn gọi là giấy xi măng) là loại giấy dai, bền, chống thấm nước và chống mối mọt rất tốt, phù hợp để làm bao thư đựng hồ sơ, giấy tờ và tài liệu lưu trữ.
• Giấy Duplex: có một bề mặt trơn, một mặt có màu trắng nhám hoặc nâu nhám, thường được dùng làm túi đựng phong bì và hồ sơ đựng tài liệu
• Giấy mỹ thuật: là loại giấy cao cấp, có nhiều loại, màu sắc, vân và họa tiết khác nhau, chủ yếu sử dụng làm bao thư cá nhân để tạo dấu ấn đặc biệt, đồng thời thể hiện sự uy tín, quyền lực và sự tinh tế.

Phần lớn bao thư công ty được in trên giấy ốp hoặc giấy ford:

• Với phong bì A4, bạn nên chọn giấy ốp với định lượng là 120 – 150gsm.
• Với phong bì A5 và A6, bạn có thể chọn giấy ốp 100 – 120 gsm, loại giấy này mỏng hơn so với giấy ốp 140gsm một chút. Trong một vài trường hợp yêu cầu độ chuẩn màu cao thì có thể cân nhắc sử dụng giấy couches với định lượng 150 – 200gsm.

Báo giá in bao thư công ty

Tham khảo bảng giá dưới đây để biết được mức giá tham khảo cho từng loại bao thư với kích thước khác nhau:

Lưu ý: bảng giá chỉ mang tính chất tham khảo, không chính xác 100%.

Mẫu phong bì thư A4

Một số mẫu bao thư A4 đẹp, tạo ấn tượng cho người xem:

Một số câu hỏi về dịch vụ in bao thư

Có thể in được những gì lên bao thư?

Bạn có thể in logo, địa chỉ, số điện thoại hoặc bất cứ thông tin quảng cáo nào lên phong bì. Khi đặt số lượng lớn, bạn có thể in được cả mặt trước, mặt sau và cả mặt trong của phong bì.

Thời gian in bao thư là bao lâu?

Thời gian in bao thư phụ thuộc vào số màu in và số lượng phong bì đặt in. Đối với đơn hàng < 500 cái có kích thước cơ bản, thời gian hoàn thành dao động từ 1 đến 2 ngày. Đối với số lượng lớn hoặc in đơn màu thì thời gian hoàn thành dao động từ 5 – 7 ngày, chậm nhất là 10 ngày.

Nắp bao thư bôi keo hay băng dính?

Theo mặc định, nắp bao thư được dán băng dính hai mặt bản rộng 5mm. Nếu khách hàng muốn nắp phong bì để dạng keo thì cần thông báo cho đơn vị in ấn để điều chỉnh.

Bao thư là một công cụ marketing hiệu quả, góp phần quảng bá thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bằng cách thiết kế bao thư ấn tượng, thông tin rõ ràng, sử dụng chất liệu giấy cao cấp sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao giá trị thương hiệu và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.