QR code quản lý kho là một trong những giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong việc kiểm kê kho. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng WIN tìm hiểu về QR code quản lý kho là gì và cách thức hoạt động của nó nhé!
QR code quản lý kho là gì?
QR code quản lý kho là loại mã chuyên theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho. Khi quét, mã này cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng về sản phẩm như: tên, lô hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nguồn gốc xuất xứ, thông tin phân phối,… nhằm giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho.
QR code quản lý kho có ưu điểm gì hơn so với mã vạch?
| Tiêu chí | QR code | Mã vạch |
| Dung lượng thông tin | Lưu trữ hàng nghìn ký tự, có thể chứa thông tin chi tiết như tên sản phẩm, hạn sử dụng, v.v. | Chỉ chứa thông tin cơ bản như mã sản phẩm hoặc số định danh. |
| Độ bền và khả năng đọc | Quét được dù bị hư hại đến 30%, phù hợp với môi trường kho bãi. | Cần giữ nguyên trạng thái tốt, không bị trầy xước hoặc che khuất quá nhiều. |
| Chi phí và thiết bị | Quét bằng thiết bị di động (điện thoại thông minh). | Thường cần máy quét chuyên dụng. |
| Tính linh hoạt | Mã hóa nhiều loại dữ liệu khác nhau như văn bản, URL,… | Chủ yếu mã hóa dữ liệu dạng số hoặc chữ. |
| Khả năng quét | Quét từ mọi hướng (360 độ), giúp người dùng quét nhanh chóng và thuận tiện. | Chỉ quét được từ một hướng cố định, làm mất thời gian và mức độ hiệu quả. |
Cả QR code và mã vạch đều là công nghệ phổ biến trong quản lý kho nhưng mỗi cách sẽ có những ưu/nhược điểm riêng:
- Dung lượng thông tin: QR code có thể lưu trữ hàng nghìn ký tự, cho phép ghi nhận nhiều loại dữ liệu khác nhau Trong khi đó, mã vạch chỉ chứa thông tin cơ bản như mã sản phẩm hoặc số định danh.
- Độ bền và khả năng đọc: QR code có thể đọc được ngay cả khi bị hư hại tới 30%, rất phù hợp với môi trường kho bãi nơi thường xuyên có va đập và trầy xước. Ngược lại, mã vạch cần phải được nguyên trạng để có thể quét chính xác.
- Chi phí và thiết bị: QR code có thể quét bằng thiết bị di động, giúp giảm chi phí đầu tư vào thiết bị chuyên dụng. Trong khi đó, mã vạch thường yêu cầu máy quét riêng biệt, làm tăng chi phí đầu tư cho doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: QR code có thể mã hóa nhiều loại dữ liệu khác nhau như văn bản, URL,… mang lại sự linh hoạt cao trong việc quản lý thông tin sản phẩm. Ngược lại, mã vạch chỉ mã hóa thông tin dạng số hoặc chữ, hạn chế khả năng lưu trữ thông tin.
- Khả năng quét: Một điểm mạnh của QR code là có thể quét từ mọi hướng (360 độ), giúp tăng tốc quá trình kiểm tra hàng hóa. Mã vạch yêu cầu phải quét từ một hướng cố định, khiến việc quét trở nên chậm và mất thời gian hơn.
Lợi ích của việc sử dụng QR code trong quản lý kho
Quản lý hàng hóa hiệu quả
Vì tất cả thông tin chi tiết đều đã được lưu trữ trong mã QR nên việc theo dõi và cập nhật tình trạng sản phẩm trở nên chính xác và dễ dàng hơn, giảm thiểu sai sót so với các phương pháp quản lý thủ công.
Tiết kiệm thời gian
Với khả năng tự động hóa quy trình kiểm kê và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, QR code giúp giảm thiểu việc phải kiểm tra thủ công từng sản phẩm và tối ưu hóa hiệu suất công việc cho nhân viên kho.
Minh bạch và truy vết dễ dàng
Mỗi sản phẩm gắn mã QR code sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin về nguồn gốc, hạn sử dụng và các dữ liệu liên quan đến lịch sử xuất nhập kho. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy vết, nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy trong việc kiểm soát sản phẩm, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng.
Tối ưu hóa không gian kho
Nhờ vào dữ liệu quản lý tồn kho chính xác, các doanh nghiệp có thể sắp xếp lại không gian kho sao cho hợp lý, giảm thiểu lãng phí diện tích và tăng khả năng lưu trữ.
Các tính năng nổi bật của QR code trong quản lý kho
Quản lý sản phẩm theo thời gian thực
Mỗi khi quét mã QR của sản phẩm, thông tin như trạng thái hiện tại và lịch sử của sản phẩm sẽ được cập nhật tự động vào hệ thống, qua đó giúp người quản lý kho dễ dàng nắm bắt được số lượng tồn kho và tình hình xuất nhập hàng hóa trong thời gian thực, cải thiện hiệu quả kiểm soát và giảm thiểu sai sót.
Tích hợp với hệ thống quản lý kho (WMS)
QR code và phần mềm quản lý mã có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) hiện đại để đồng bộ hóa dữ liệu và theo dõi tình trạng hàng hóa, số lượng tồn kho và các dữ liệu khác một cách tự động và chính xác.
Truy vết nguồn gốc hàng hóa
Khi quét mã QR code, doanh nghiệp và người tiêu dùng có thể dễ dàng tra cứu thông tin về sản phẩm, từ đó nâng cao tính minh bạch và bảo vệ thương hiệu. Khả năng truy vết này còn có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tuân thủ các quy định về an toàn sản phẩm.
Cách thức triển khai QR code quản lý kho
Bước 1: Gắn mã QR cho từng mặt hàng
Mỗi sản phẩm trong kho sẽ được gắn một mã QR độc nhất. Mã QR này chứa đầy đủ thông tin chi tiết về sản phẩm như tên sản phẩm, số lượng, nhà sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng và vị trí lưu kho.
Bước 2: Tích hợp hệ thống quản lý kho với phần mềm quản lý mã QR
Sau khi gắn mã QR, hệ thống quản lý kho (WMS) sẽ được tích hợp với phần mềm quản lý mã QR code của WIN. Khi quét mã QR, thông tin sản phẩm sẽ được tự động lưu trữ và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý kho, qua đó đồng bộ hóa thông tin một cách nhanh chóng và giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công.
Bước 3: Cập nhật thông tin
Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về số lượng hàng hóa như nhập kho, xuất kho hoặc điều chuyển hàng hóa, các thông tin này đều sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống.
Triển khai QR code quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện quy trình vận hành, tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu sai sót một cách hiệu quả. Hãy liên hệ với WIN ngay hôm nay để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất nhé!
Xem thêm: QR code quản lý sản phẩm
